Associate Administrative Assistant
Descripción del puesto – Associate Administrative Assistant
Associate Administrative Assistant
Lugar: Madrid, España
Tipo de contrato: indefinido
Lunes a Viernes
Buscamos un/a Associate Administrative Assistant que, en determinadas ocasiones, también dará soporte en recepción y atención al público. Se trata de un puesto dinámico y variado, ideal para una persona muy organizada, proactiva y orientada al servicio, que disfrute trabajando en un entorno colaborativo.
Responsabilidades principales
En sustitución de la persona de recepción cuando sea necesario:
Recepción y atención al público
- Recibir y atender a los visitantes de manera profesional y amable
- Gestionar llamadas telefónicas entrantes y canalizar las consultas adecuadamente
- Dar soporte general de atención al cliente y resolución de incidencias básicas
- Garantizar una primera impresión positiva de la empresa en recepción
Soporte administrativo
- Gestionar correos electrónicos y comunicaciones generales de oficina
- Organizar reuniones, agendas, reservas de salas y citas
- Gestionar el material de oficina, control de stock y realización de pedidos
- Apoyar en la gestión de correo postal, mensajería y distribución de documentos
- Colaborar en tareas básicas de facturación, pedidos y albaranes cuando sea necesario
Trabajo del día a día:
Datos y documentación
- Archivar y organizar documentación física y digital
- Introducir y actualizar datos en sistemas internos, hojas de cálculo y bases de datos
- Preparar informes básicos, hojas de cálculo y documentación de soporte
- Dar soporte en la gestión de solicitudes internas y procesos administrativos
Tareas administrativas adicionales (deseable exposición)
- Apoyo en la descarga y gestión de notificaciones de portales de la Administración Pública
- Colaboración en la tramitación de certificados y registros básicos (p. ej., certificados de empresa, códigos LEI, cambios de nombre) ante organismos correspondientes
- Soporte en gestiones con HMRC y otros organismos reguladores cuando sea necesario
- Apoyo en trámites administrativos locales
Requisitos y competencias
- Experiencia previa en atención al cliente, recepción o puestos similares de cara al público
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita
- Actitud positiva, orientada al servicio y al trabajo en equipo
- Alta capacidad de organización y gestión de múltiples tareas
- Gran atención al detalle
- Persona proactiva, autónoma y con iniciativa
- Capacidad para gestionar incidencias y resolver problemas básicos con calma y eficacia
Idiomas
- Inglés fluido (nivel mínimo B2), con capacidad para atender recepción y recibir visitas con soltura en inglés y español
Experiencia deseable
- Experiencia en tareas administrativas y suporte en entorno corporativo
- Experiencia en organización de agendas, coordinación de oficina o soporte de instalaciones
- Conocimientos básicos de facturación, pedidos o tareas financieras sencillas
- Experiencia en entornos corporativos o regulados será un plus
El rango salarial para este puesto específico será de €22,000 – €25,000 brutos al año, más beneficios adicionales
El salario final se determinará en función de las competencias relevantes, la experiencia y el alcance de las responsabilidades del puesto, de acuerdo con nuestro marco de compensación objetivo y neutral en cuanto al género.