Coordonnateur·rice, opérations de conférence

Coordonnateur·rice, opérations de conférence

Le/la coordonnateur·rice, opérations de conférence sera responsable de la gestion des activités aux étages des salles de conférence

Occupant un poste de grande visibilité, il ou elle agira comme personne-ressource pour tout ce qui a trait aux salles de conférence, c’est-à-dire les espaces où nous accueillons des clients et des visiteurs. La personne choisie devra veiller au respect des normes de service propres aux salles de conférence, c’est-à-dire gérer et optimiser la capacité d’accueil, recevoir les invité·es, assurer la logistique, configurer ou installer le matériel audiovisuel et exécuter toute autre tâche nécessaire à l’organisation de réunions ou d’événements, sous la direction du/de la Directeur·rice, Activités liées aux conférences, Activités liées aux conférences.

Ce poste relèvera directement du/de la directeur·rice, Activités liées aux conférences. N’ayant pour le moment pas de subordonné·es direct·es, le/la coordonnateur·rice collaborera activement avec les parties prenantes selon les directives du/de la directeur·rice national·e, du/de la directeur·rice, Activités liées aux conférences et de divers autres responsables.

Il ou elle devra également aider les intervenants internes à soutenir l’image de marque, le service client et les objectifs opérationnels du cabinet, notamment en instaurant des pratiques optimales.

Principales attributions

Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes :

• Soutenir la prestation de service lors de réunions ou d’événements, organisés par le cabinet ou un tiers, en agissant comme principale personne-ressource aux étages des salles de conférence et en collaborant avec les équipes chargées des activités liées aux conférences, de la réception, du service traiteur, des installations, de l’audiovisuel et des événements.
• Chapeauter la planification des réunions et des événements, effectuer la mise en place et la remise en ordre des lieux rapidement et selon les normes du cabinet, et évaluer les besoins en ressources pour répondre aux attentes et aux demandes des clients en matière de service traiteur, d’audiovisuel et d’installations.
• Regarnir les salles de conférence à la mezzanine et sur les autres étages.
• Faire le suivi du flux quotidien et hebdomadaire des réunions et des événements prévus à l’étage (coordonner l’usage de l’espace, gérer la capacité d’accueil, s’occuper de la logistique liée à l’audiovisuel et à l’hospitalité, etc.), et collaborer étroitement avec le service de réservation de salles pour planifier les réunions et événements, mettre à jour le calendrier, résoudre les conflits et gérer les risques.
• Produire des rapports de réservation, d’événements, d’utilisation et de suivi.
• Au besoin, aider les équipes de configuration scénique et d’audiovisuel, et participer à l’aménagement des pièces et aux mises en place du Service traiteur, en collaboration avec le/la gestionnaire principal·e, Activités liées aux conférences et les responsables concernés (équipe Événements ou autre).
• Faire visiter les étages des salles de conférence à des parties internes et externes et présenter les caractéristiques des différents espaces (capacité d’accueil, configuration et restrictions).
• Communiquer tout changement de salles de conférence en temps réel à l’équipe Installations et au Service traiteur ainsi qu’aux technicien·nes de l’audiovisuel, et apporter les modifications requises pour répondre aux besoins événementiels et opérationnels.
• Proposer des solutions pour régler les conflits d’horaire liés aux salles de conférence à la mezzanine et aux autres étages, et donner suite aux plaintes des clients dès qu’elles sont formulées
• Corriger les problèmes de prestation de services dans les salles de conférence, y compris ceux relatifs à l’audiovisuel, au Service traiteur et aux installations en travaillant avec les responsables appropriés.
• Collaborer avec les membres des équipes chargées du service traiteur, de l’audiovisuel, des installations, de la réception, des événements et de la réservation de salles pour organiser des réunions et des événements qui satisfont aux besoins d’intervenants internes ou externes.
• Respecter les exigences de service aux étages des salles de conférence. Incarner les normes de service et inspirer ses collègues à faire de même.
• Assurer la liaison régulière avec les membres du cabinet en ce qui a trait à la tenue de réunions et d’événements et maintenir une prestation de service pendant ces activités.
• Exécuter toute autre tâche à la demande du/de la gestionnaire principal·e, Activités liées aux conférences, dont soutenir l’équipe Activités liées aux conférences, au besoin.

Principales exigences :

• Diplôme collégial en hôtellerie, en marketing, en administration des affaires, en communications ou en gestion d’événements, un atout.
• Au moins 3 à 4 ans d’expérience dans un poste similaire en entreprise.
• Personnalité énergique et passion pour l’expérience client et le respect des normes de service se rapportant aux réunions et aux événements.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, habiletés interpersonnelles de haut niveau, capacité à gérer des situations épineuses et bon sens de l’organisation et de la gestion du temps.
• Autonomie et capacité à travailler sous pression dans un milieu au rythme soutenu où les échéances sont multiples et parfois concurrentes.
• Discernement et aptitude à prendre de bonnes décisions et à résoudre des problèmes.
• Maîtrise des logiciels de la suite Office et de Rendezvous (ou toute autre plateforme de gestion de salles semblable).
• Souci exceptionnel du détail et de la qualité.
• Capacité à utiliser – ou à apprendre à utiliser – tous les types de matériel audiovisuel et à épauler les clients.
• Esprit d’équipe, discernement, débrouillardise, souplesse et créativité.
• Disponibilité pour faire des heures supplémentaires ou travailler selon un horaire flexible, y compris les soirs et les fins de semaine, au besoin.
• Capacité de lever et de pousser régulièrement des objets pesant jusqu’à 14 kg (30 lb).

Coordinator, Conference Operations

The Coordinator, Conference Operations is responsible for coordinating Conference Floor activities. This is a highly visible role and acts as the main point of contact for the Floor, which is the primary destination for hosting clients and visitors. The Coordinator, Conference Operations is responsible for maintaining service standards for the Floor in terms of client service, capacity management and optimization, hospitality, logistics, AV set up and other areas that support client and internal meetings and events, under the direction of the Director, Conference Operations.

This position reports directly to the Director, Conference Operations. The role currently has no direct reports and works collaboratively with key stakeholders and with the direction of the National Director, the Director, Conference Operations and business leads.

The incumbent is responsible for supporting internal clients from the perspective of supporting the Firm’s brand, client service and operational objectives including the implementation of best practices.

Key Responsibilities:

The primary responsibilities for the role include:

• Supports meetings, event service and third party events as client primary contact on the Conference Floor, working in collaboration with Conference Operations, Reception, Facilities, Audio Visual, Catering, and Events.
• Oversees meeting and event planning, completes room set up and breakdown within Firm standards and in a timely manner, checks resource requirements, and ensures that client expectations are met for catering, AV and premises requests.
• Restocks boardroom inventory on the Conference Floor and Practice Floors..
• Tracks the daily and weekly meeting and events pipeline for the Floor including coordination of space usage, capacity management, and hospitality and AV logistics, and liaising closely with Boardroom Bookings on the planning, scheduling, trouble-shooting and risk management for all meetings and events.
• Provides Boardroom Booking, events, usage and tracking reports.
• Assists where appropriate with audio visual and staging solutions, room configurations and Catering set up as required working closely with the Director, Conference Operations and business lead (Events or other).
• Provides tours of the Conference Floor to internal and external parties, explains the space including capacities, configurations and limitations.
• Communicates all boardroom changes in “real time” with Facilities, Catering, and AV technicians and makes adjustments according to meeting and operational requirements.
• Suggests solutions to scheduling conflicts for meetings on the Conference Floor as well as Practice Floors and is responsive to customer complaints when they arise.
• Trouble-shoots service related issues on the Floor including AV, Catering, and Facilities issues. Works with the respective business lead to resolve the issue.
• Works collaboratively with members of Catering, Audio Visual, Facilities, Events, and Reception & Boardroom Bookings to support the needs of internal and external individuals and groups planning a meeting or event on the Conference Floor.
• Adheres to service standards for the Conference Floor. “Lives and breathes” the service standards and inspires co-workers to do so.
• Regularly liaises with Firm members regarding meeting and event service needs, maintains service presence during internal meetings and events.
• Carries out any other responsibilities that may be assigned by the Director, Conference Operations, including providing support to the conference operations team as required.

Key Competencies Required:

• A college diploma in hospitality, marketing, business, communications, or event management is an asset.
• Minimum of 3 to 4 years of experience working in a similar role in a corporate environment.
• Energetic and passionate about client service and service standards related to meetings and events.
• Strong verbal and written communications skills and superior interpersonal skills including ability to handle sensitive situations; organizational and time management skills.
• Independent self-starter, ability to work in a high pressure environment with multiple, concurrent deadlines as part of a fast-paced team.
• Good judgment, decision making and problem solving skills.
• Proficient with technology, including MS Office, Rendezvous or other similar MRM platform.
• Exceptional eye for detail and quality control.
• Ability to operate or to learn all formats of AV equipment and provide expertise and guidance to the client.
• A team player with excellent judgment, resourcefulness, flexibility and creativity.
• Availability to work overtime or flexible hours, including evenings and weekends, when necessary.

• Ability to regularly lift and push objects up to 30 lbs