Coordonnateur(trice) en gestion documentaire / Document Management Coordinator

Canada Rail, coentreprise entre Keolis Canada et SNCF Voyageurs, unit l’expertise de Keolis, leader mondial du transport public, à l’expérience internationale de SNCF Voyageurs en transport ferroviaire de passagers, à grande et à vitesse conventionnelle. Ensemble, elles tirent parti de leurs connaissances pratiques acquises à travers l’exploitation de lignes ferroviaires de voyageurs partout dans le monde.

Keolis Canada est un acteur majeur dans le développement de solutions de mobilité innovantes, centrées sur les passagers et adaptées à l'évolution des besoins des voyageurs et aux attentes des collectivités locales. Son portefeuille diversifié comprend le transport ferroviaire, le transport interurbain et urbain, les tramways, les navettes autonomes électriques et le transport aéroportuaire.

Depuis plus de 20 ans, Keolis Canada s'est imposé comme un acteur incontournable de la mobilité au Canada, exploitant des réseaux de bus, d'autocars et de tramways dans de grandes villes comme Montréal, Québec, Toronto, Calgary, Edmonton, Vancouver, Kitchener et Ottawa. Membre du groupe Keolis – détenu à 70 % par SNCF et à 30 % par la Caisse de dépôt et placement du Québec (CDPQ) –, nous bénéficions du soutien d'un réseau de 70 000 collaborateurs répartis dans 13 pays et générons un chiffre d'affaires de 7 milliards d'euros (11 milliards de dollars canadiens).

SNCF Voyageurs est une filiale du groupe SNCF qui couvre l'ensemble de la chaîne du voyage, de la vente et du transport à la maintenance et à la sécurité, plaçant le client au cœur de ses préoccupations, en France et en Europe. Forte de plus de 80 ans d'expérience, SNCF Voyageurs opère sous plusieurs marques commerciales, chacune s'adressant à un segment spécifique du marché ferroviaire. SNCF Voyageurs transporte plus de 5 millions de voyageurs par jour et exploite 15 000 trains par jour, avec environ 67 000 employés. Son chiffre d'affaires a atteint 20 milliards d'euros (31 milliards de dollars canadiens) en 2024.

SNCF Voyageurs a pour mission d'offrir un transport sûr, accessible et efficace aux voyageurs, tout en favorisant la transition écologique par le rail. Elle exploite des services à grande vitesse en France et en Europe, des trains longue distance, des services régionaux et des services internationaux à grande vitesse avec Eurostar et Thalys (du groupe Eurostar) ou Lyria.

Keolis Canada est fière de participer au projet de train à grande vitesse Alto, reliant Québec à Toronto, en tant que partenaire expérimenté du consortium Cadence. Ce consortium, composé de CPDQ Infra, AtkinsRéalis, SYSTRA Canada et Air Canada, a été sélectionné par le gouvernement canadien pour développer ce projet à l'issue d'un appel d'offres rigoureux.

Grâce à notre expertise, nous contribuerons à ce projet phare qui révolutionnera la mobilité au Canada pour les générations futures.

Et ce n'est qu'un début ! Poursuivant notre croissance, nous recherchons des professionnels passionnés et talentueux pour contribuer à façonner l'avenir du train à grande vitesse au Canada. De nombreuses autres opportunités seront bientôt disponibles !

www.keolis.com, https://www.sncf-voyageurs.com, www.cadence.info

Votre rôle

À titre de Coordonnateur(trice) en gestion documentaire, vous êtes responsable de la mise en place, du maintien et de l’application des pratiques de gestion documentaire afin d’assurer l’intégrité, la conformité, l’accessibilité et la traçabilité de l’information tout au long du cycle de vie des projets. Vous agissez également comme point central pour la gouvernance documentaire et soutenez activement les équipes projet, les parties prenantes internes et externes.

Principales responsabilités

Gestion des documents

• Mettre en place et maintenir le système de gestion documentaire (ex. SharePoint, GED).

• Appliquer les procédures et standards de contrôle documentaire.

• Classifier, indexer et nommer les documents selon les règles établies.

• Gérer les versions, révisions et statuts des documents.

Contrôle qualité et conformité

• Vérifier la conformité des documents aux exigences internes, contractuelles et réglementaires.

• S’assurer que seules les versions approuvées sont diffusées et utilisées.

• Réaliser des audits périodiques pour garantir l’intégrité documentaire.

• Appliquer les règles de confidentialité et de sécurité de l’information.

Circulation et diffusion de l’information

• Coordonner les flux documentaires entre équipes internes et partenaires externes.

• Gérer les documents de transmission (transmittals), incluant les envois, suivis et accusés de réception.

• Assurer l’accès aux bonnes versions des documents au bon moment.

• Soutenir les équipes lors des revues documentaires.

Support aux projets et aux équipes

• Mettre en forme les livrables conformément aux attentes du client.

• Former et accompagner les utilisateurs sur les outils et processus documentaires.

• Agir comme point de contact pour toute question liée à la gestion documentaire.

• Soutenir les audits internes et externes.

• Contribuer à l’amélioration continue des pratiques documentaires.

Archivage et clôture de projets

• Planifier et gérer l’archivage des documents papier et électroniques.

• Préparer les dossiers de fin de projet (as-built, livrables finaux).

• Assurer la traçabilité et la conservation à long terme de l’information.

Profil recherché

Connaissances et expérience

• Diplôme d'études universitaires en gestion documentaire, gestion de l’information, archivistique, administration ou domaine connexe.

• Expérience de 2 à 5 ans en gestion documentaire dans un environnement de projets structurés.

• Maîtrise des plateformes collaboratives (SharePoint / Microsoft 365, Aconex ou équivalent).

• Bonne compréhension du cycle de vie des documents et du contrôle des versions.

• Connaissance des environnements contractuels et des livrables de projets.

• Expérience en coordination avec des équipes multidisciplinaires et des partenaires externes.

• Familiarité avec les exigences de conformité, d’audit et de confidentialité de l’information.

Compétences clés

• Rigueur élevée et attention marquée aux détails.

• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorités.

• Capacité à structurer, analyser et fiabiliser l’information documentaire.

• Habiletés de communication et de collaboration avec divers intervenants.

• Autonomie et sens des responsabilités dans un contexte multi-projets.

• Capacité à former et accompagner les utilisateurs.

• Orientation amélioration continue et résolution de problèmes.

• Discrétion et respect des règles de confidentialité.

Nos valeurs

Respect des personnes :
Nous nous engageons à créer une culture d'inclusivité et de respect dans chaque interaction.

Intégrité :
Nous agissons avec transparence et respectons les normes éthiques les plus élevées.

Gestion responsable :
Nous donnons la priorité à la durabilité, en assurant une valeur à long terme pour les communautés et l'environnement que nous servons.

Excellence :
Nous aspirons à une amélioration continue et à l'innovation dans tous les aspects de notre travail.

Collaboration :
Nous croyons en la puissance des perspectives diverses et du travail d'équipe pour favoriser le succès.

Pourquoi rejoindre Canada Rail?

✅Une rémunération et des avantages compétitifs : Salaire attractif, primes de performance, assurances collectives et programmes de formation continue.
✅Une opportunité unique de carrière : Développez vos compétences au sein d’un consortium de renom.
✅Un environnement collaboratif : Travaillez avec les meilleurs experts en ingénierie et exploitation ferroviaire.

Chez Canada Rail nous sommes fiers de promouvoir l’égalité des chances en emploi et nous nous engageons à bâtir des équipes qui reflètent la diversité de la société canadienne. Nous visons à éliminer les obstacles à l’accessibilité en emploi et à offrir un environnement de travail inclusif et équitable, où chaque personne est valorisée, quelles que soient son identité ou ses origines, afin de lui permettre de réaliser pleinement son potentiel. Nous encourageons activement les candidatures des Premières Nations ainsi que celles des individus issus de divers horizons.

Prêt à façonner l’avenir du transport ferroviaire au Canada ?
Postulez dès maintenant et franchissez une nouvelle étape dans votre parcours professionnel avec nous!

Nous traitons les renseignements personnels recueillis dans le cadre du recrutement conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Ils seront utilisés uniquement pour évaluer votre candidature et protégés selon nos mesures de sécurité. En postulant, vous consentez à leur utilisation.

Veuillez noter : L'emploi est sujet à des vérifications pré-embauche, y compris les vérifications des antécédents d’emploi.

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English version

Canada Rail, a joint venture between Keolis Canada and SNCF Voyageurs, combines the expertise of Keolis, a global leader in public transport, with the international experience of SNCF Voyageurs in passenger rail, both high-speed and conventional. Together, they leverage their practical knowledge acquired through the operation of passenger rail lines around the world.

Keolis Canada is a leading player in the development of innovative, passenger-focused mobility solutions tailored to the evolving needs of travelers and the expectations of local communities. Its diverse portfolio includes rail transport, intercity and urban transit, tramways, electric autonomous shuttles, and airport transportation.

For over 20 years, Keolis Canada has established itself as a key mobility player in Canada, operating bus, coach, and tram networks in major cities such as Montreal, Quebec City, Toronto, Calgary, Edmonton, Vancouver, Kitchener, and Ottawa. As a member of the Keolis Group—70% owned by SNCF and 30% by the Caisse de dépôt et placement du Québec (CDPQ)—we benefit from the support of a network of 70,000 employees across 13 countries, with a turnover of €7 billions (CAD 11 billion).

SNCF Voyageurs is a subsidiary of the SNCF Group, covering the entire travel chain, from sales and transport to maintenance and security, with the customer at the center, in France and Europe. Inheriting more than 80 years of experience, SNCF Voyageurs operates under several commercial brands, each addressing a specific segment of the rail market. SNCF Voyageurs transports more than 5 million passengers daily and operates 15,000 trains daily, with around 67,000 employees. Its turnovers reached € 20 billions (CAD 31 billion) in 2024.

SNCF Voyageurs' mission is to provide safe, accessible and efficient transport for passengers, while promoting the ecological transition through rail. It operates high-speed services in France and Europe, long-distance trains, regional services and international high-speed services with Eurostar and Thalys (under Eurostar Group) or Lyria.

Keolis Canada is proud to participate in the Alto high-speed train project, connecting Quebec City to Toronto, as an experienced partner within the Cadence consortium. This consortium, including CPDQ Infra, AtkinsRéalis, SYSTRA Canada, and Air Canada, was selected by the Canadian government to develop this project following a rigorous bidding process.

With our expertise, we will contribute to this landmark project which is set to revolutionize mobility in Canada for future generations.

And this is just the beginning! As we continue to grow, we are looking for passionate and talented professionals to help shape the future of high-speed rail in Canada. Many more opportunities will be available soon!

www.keolis.ca, www.sncf-voyageurs.com, www.cadence.info

Your Role

As a Document Management Coordinator, you are responsible for implementing, maintaining, and enforcing document management practices to ensure the integrity, compliance, accessibility, and traceability of information throughout the project lifecycle. You also serve as the central point for document governance and actively support project teams, as well as internal and external stakeholders.

Key Accountabilities

Document Management

• Implement and maintain the document management system (e.g., SharePoint, DMS).

• Apply document control procedures and standards.

• Classify, index, and name documents according to established rules.

• Manage document versions, revisions, and statuses.

Quality Control and Compliance

• Verify document compliance with internal, contractual, and regulatory requirements.

• Ensure that only approved and current document versions are distributed and used.

• Conduct periodic audits to ensure document integrity.

• Apply information confidentiality and security rules.

Information Flow and Distribution

• Coordinate document flows between internal teams and external partners.

• Manage transmittals, including document submission, tracking, and acknowledgements.

• Ensure access to the correct document versions at the right time.

• Support project teams during document reviews.

Project and Team Support

• Format deliverables in accordance with client expectations.

• Train and support users on document management tools and processes.

• Act as the main point of contact for all document management-related inquiries.

• Support internal and external audits.

• Contribute to the continuous improvement of document management practices.

Archiving and Project Close-out

• Plan and manage the archiving of paper and electronic documents.

• Prepare project close-out documentation (as-built documents, final deliverables).

• Ensure long-term traceability and preservation of information.

Profile Sought

Knowledge and Experience

• University degree in document management, information management, archival studies, administration, or a related field.

• 2 to 5 years of experience in document management within a structured project environment.

• Proficiency with collaborative platforms (SharePoint / Microsoft 365, Aconex, or equivalent).

• Strong understanding of the document lifecycle and version control practices.

• Knowledge of contractual environments and project deliverables.

• Experience coordinating with multidisciplinary teams and external partners.

• Familiarity with compliance, audit, and information confidentiality requirements.

Key Skills

• High level of accuracy and strong attention to detail.

• Excellent organizational skills and ability to manage priorities.

• Ability to structure, analyze, and ensure the reliability of documented information.

• Strong communication and collaboration skills with various stakeholders.

• Ability to work independently and take ownership in a multi-project environment.

• Ability to train and support users.

• Continuous improvement mindset and problem-solving skills.

• Discretion and strict respect for confidentiality requirements.

Our Values

Respect for People :
We foster a culture of inclusivity and respect in every interaction.

Integrity :
We operate with transparency and uphold the highest ethical standards.

Stewardship:
We prioritize sustainability, ensuring long-term value for communities and the environment.

Excellence :
We strive for continuous improvement and innovation in all aspects of our work.

Collaboration :
We believe in the power of diverse perspectives and teamwork to drive success.

Why joining Canada Rail?

✅Competitive compensation and benefits: Attractive salary, performance bonuses, group insurance, and continuing education programs.
✅A unique career opportunity: Develop your skills within a renowned consortium.
✅A collaborative environment: Work with top experts in railway engineering and operations.

At Canada Rail, we are proud to promote equal employment opportunities and are committed to building teams that reflect the diversity of Canadian Society. We aim to remove barriers to employment accessibility and provide an inclusive and equitable work environment, where every person is valued, regardless of their identity or background, to enable them to achieve their full potential. We actively encourage applications from First Nations as well as individuals from diverse backgrounds.

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We process personal information collected during recruitment in accordance with the Act respecting the protection of personal information in the private sector. It will be used solely to evaluate your application and will be protected by our security measures. By applying, you consent to its use.

Please note: Employment is subject to pre-employment checks, including employment background.