Encarregado Administrativo

Supervisionar, coordenar e controlar serviços administrativos, envolvendo documentação, recepção, portaria, suprimentos, tecnologia da informação, recursos humanos, manutenção de contratos, arquivos, segurança patrimonial, manutenção e conservação das instalações, entre outros, procedendo segundo orientação corporativa, visando contribuir para a consecução dessas necessidades nas unidades avançadas da empresa. Responsabilidades e atribuiçõesOrganizar, coordenar e supervisionar serviços administrativos de recepção e distribuição de correspondências e documentos, manutenção predial, mobiliário e conservação, copa, segurança patrimonial, mensageiro, segurança, comunicação, compras de materiais, correio, malotes, limpeza, conservação e outros, visando atender as necessidades administrativas;Elaborar e definir rotinas de trabalho, controles internos, critérios e prioridades, ensinando tarefas, orientando sobre aspectos comportamentais, acompanhando e supervisionando os trabalhos, para manter o fluxo normal das rotinas administrativas;Preparar rotinas e escalas de serviços, estabelecendo critérios, métodos e prioridades, providenciando recursos, pagamentos e outras providências, para atender necessidades administrativas a serem alcançadas;Organizar e acompanhar serviços de tecnologia da informação, programando necessidades, implementando rotinas e buscando soluções aos problemas apresentados, junto aos órgãos corporativos;Acompanhar a execução dos serviços rotineiros, terceirizados ou programas desenvolvidos, identificando necessidades, orientando a execução dos serviços, esclarecendo dúvidas, fazendo observar a correção de eventuais falhas, avaliando resultados e tomando decisões administrativas, para garantir a eficácia dos serviços;Supervisionar e/ou executar o lançamento de comprovantes, recibos, notas fiscais, etc., em sistema próprio, atentando para codificações, classificações e especificações, gerando documentos ou rotinas administrativas;Supervisionar atividades de faturamentos, cobranças, contas a pagar e tesouraria fazendo observar rotinas contábil-financeiras, intercambiando informações, dados e documentosFORM-GRH-107 PÁGINA2 / 5com às Gerências Corporativas, de forma a atender as necessidades da unidade, em conformidade com as diretrizes internas;Preparar planos de ação, estudos de viabilidade, relatórios, compilando dados, ilustrando com estatísticas e gráficos, justificando necessidades e despesas, propondo sugestões e expondo as soluções encontradas, de modo a subsidiar decisões corporativas;Propor, selecionar e contratar prestadores de serviços externos, efetuando cotações, negociando preços, acompanhando e validando os trabalhos, providenciando pagamentos, para garantir o atendimento às necessidades administrativas de pessoal, manutenção, conservação, segurança e outros;Zelar pela administração de contratos de prestadores de serviços, atentando para os controles de vencimentos, pagamentos, renovações e demais parâmetros contratuais, avaliando e validando a qualidade dos trabalhos executados;Zelar pela manutenção dos bens patrimoniais, móveis e imóveis, administrando identificações, abastecimentos, manutenções, substituições, legalizações, informação ou buscando as soluções aos problemas apresentados, para atender as necessidades da unidade;Programar e orientar as rotinas de compras de materiais consumíveis, equipamentos, mobiliários e outros produtos de escritório, manutenção e conservação, procedendo conforme política de compras, visando suprir necessidades;Zelar pela atualização, publicação e conservação de documentos como alvarás, certificados, registros públicos, etc, mantendo-os organizados, em bom estado e dentro dos prazos legais, de forma a mantê-los sempre disponíveis para fins societários, cadastramentos ou utilização em concorrências, licitações, etc;Manter e fazer observar convocações e divulgações de interesse geral, criando cartazes, quadros de avisos e outros sistemas de comunicações, visando à integração da empresa com seus empregados;Zelar pela ordem, atualização e manutenção de arquivos, distribuição, emissão, guarda e conservação de documentos, processos, procedimentos, dados internos, catálogos, manuais, etc, e também os registros eletrônicos, orientando sobre sua organização, acondicionamento e segurança, de forma a facilitar consultas ou resguardar documentos e informações;Zelar pela atualização e manutenção do sistema de classificação de documentos, processos e outras peças destinadas ao arquivo geral, fazendo observar critérios de classificação, cronologia ou outra forma recomendada, para estruturar de maneira satisfatória os sistemas de armazenamento, controle e busca das informações;Zelar pelo controle dos planos de viagens, orientando sobre roteiros, meios de locomoção, datas e horários, passagens, hospedagens, bem como, adiantamentos, comprovantes para prestação de contas, relatórios de despesas, orientando as pessoas envolvidas, visando facilitar os fechamentos contábil-financeiros;Requisitos e qualificaçõesFormação superior em Administração de Empresas, Ciências Contábeis, Direito ou outro assemelhado. Competências Técnicas (Conhecimentos, especializações, qualificações, habilitações, registros e certificados) Cursos de especialização e atualização em suas áreas de atuação. Experiência acima de 5 anos na função, preferencialmente, em empresas de grande porte. Equipes e vinculação hierárquica Informações adicionaisAssistência médica Assistência odontológica Auxílio academia Auxílio farmácia Cesta de natal Seguro de vida Vale-refeição Vale-transporte