イベントコーディネーター ・　Event Coordinator

Role: Event Coordinator

Location: Hakuba

Employment Type: Fixed Contract

Contract term: (September 2026 - May 2027)

Work hours: Average of 40 hours per week

The Role Overview

As an Event Coordinator, you will support the Event Manager in the planning, coordination, and delivery of a diverse range of events across the Hakuba Valley. These may include sporting events, community initiatives, festivals, hotel activations, and promotional campaigns.

You will play a key role in ensuring events are organized efficiently, delivered professionally, and provide memorable experiences for participants, guests, sponsors, and partners. This role requires strong organizational skills, attention to detail, excellent communication abilities, and a passion for creating outstanding events.

Key Duties & Responsibilities

1. Event Planning & Coordination

• Assist the Event Manager with the planning and execution of HHG events from concept to completion.
• Coordinate event timelines, schedules, logistics, and operational requirements.
• Support venue bookings, permits, registrations, transportation, and equipment arrangements.
• Assist in developing event run sheets, operational plans, and briefing documents.

2. Marketing & Communications

• Work closely with the marketing team to promote events through social media, websites, newsletters, and other channels.
• Assist with participant communications, registrations, and customer inquiries.
• Support the creation and distribution of event materials and signage.

3. Event Operations

• Assist with event setup, registration, participant management, and on-site operations.
• Coordinate volunteers and temporary event staff.
• Ensure safety procedures, operational standards, and event schedules are followed.
• Troubleshoot issues during events and support the Event Manager in delivering successful outcomes.

4. Administration & Reporting

• Maintain event databases, registration records, budgets, and supplier documentation.
• Assist with event budgeting and expense tracking.
• Prepare post-event reports, participant feedback summaries, and performance evaluations.
  
  

What You Need

• Legal right to live and work in Japan, or person who is eligible for work visa application
• Motivated to build a career in events field
• Strong organizational and multitasking skills.
• Excellent communication skills in English.
• Strong computer skills, including Microsoft Office and Google Workspace.
• Ability to work flexible hours, including evenings, weekends, and public holidays.
• Valid driver's license

What We Would Like You To Be Like

• You are highly organized and detail-oriented.
• You enjoy working with people and building relationships.
• You thrive in a fast-paced environment and remain calm under pressure.
• You are proactive and capable of solving problems independently.
• You have a positive attitude and strong team spirit.
• You are passionate about events, tourism, and community engagement.
• You are flexible and willing to assist wherever needed to ensure event success.

Event Coordinator Shifts

Event Coordinators are expected to work at least 40 hours per week. Working hours will vary depending on event schedules and operational requirements, including occasional evenings, weekends, and public holidays.

Accommodation

HHG provides staff accommodation in central Hakuba (mainly in Happo Village, Wadano, and Kamishiro). Options include shared, dormitory, or private rooms depending on your role.

契約社員 – 長野県白馬村

勤務地: 白馬村

雇用形態: 期間契約社員（2026年9月から2027年5月まで）
給与：時給1600円（週40時間勤務）

会社概要

Hakuba Hospitality Group（HHG）は、白馬バレーを代表するホスピタリティ企業として、ブティックホテル、高級シャレー、アパートメント、そして国際色豊かな飲食店舗を運営しています。

今シーズンは、50棟のシャレー・アパートメント、5軒のホテル、10店舗の飲食店、そして1つの旅行会社を運営予定です。HHGの施設はすべて、オリンピック開催地である白馬八方尾根スキー場周辺の「八方」「エコーランド」「和田野」の3エリアに位置しています。

国際色豊かで活気あるチームの一員として、白馬の魅力を世界へ発信しています。

職務概要

イベントコーディネーターは、イベントマネージャーのもとで、白馬エリアにおける様々なイベントの企画・運営・実施をサポートするポジションです。

スポーツイベント、地域イベント、フェスティバル、企業イベント、ウェディング、ホテルプロモーション、マーケティングキャンペーンなど、多岐にわたるイベントに携わっていただきます。

参加者、お客様、スポンサー、地域パートナーにとって記憶に残るイベントを実現するため、企画段階から当日の運営、イベント終了後の報告まで幅広く関わる重要な役割です。

優れたコミュニケーション能力、調整力、そしてイベントへの情熱を持つ方を歓迎します。

主な業務内容

イベント企画・運営サポート

• イベントマネージャーと連携し、イベントの企画から実施までをサポート
• イベントスケジュールや運営計画の作成・管理
• 会場手配、各種申請、参加登録、交通手段、備品などの調整
• 当日の運営マニュアルや進行表の作成補助

マーケティング・広報

• マーケティングチームと連携し、SNS、ウェブサイト、メールマガジン等を通じたイベント告知
• 参加者からの問い合わせ対応および参加登録管理
• イベント用サイン、案内資料、配布物の制作補助

イベント当日の運営

• 会場設営、受付業務、参加者対応、イベント進行サポート
• ボランティアや臨時スタッフの管理・サポート
• 安全管理および運営基準の遵守
• 当日発生する課題への迅速な対応と問題解決

事務・レポート業務

• 参加者情報、予算、契約書類などの管理
• イベント予算および経費管理の補助
• イベント終了後のレポート作成、参加者アンケート集計、成果分析

応募資格

• 日本で就労可能な在留資格を有している方,もしくは日本のワークビザの申請条件に適している方
• 優れたスケジュール管理能力とマルチタスク能力
• 英語でのコミュニケーション能力
• Microsoft OfficeおよびGoogle Workspaceの基本操作スキル
• 土日祝日やイベント開催日に柔軟に勤務できる方
• 普通自動車運転免許保持者

求める人物像

• 整理整頓が得意で細部まで気を配れる方
• 人と接することが好きで、良好な関係を築ける方
• 忙しい環境でも冷静に対応できる方
• 自ら考え行動し、課題解決に取り組める方
• チームワークを大切にできる方
• イベントや観光、地域活性化に興味・情熱を持っている方
• イベント成功のために柔軟に対応できる方

勤務時間

週40時間以上の勤務を基本とします。

イベントスケジュールに応じて、早朝・夜間・週末・祝日の勤務が発生する場合があります。