Office Manager (WM)
על Wolt
בוולט, אנו יוצרים טכנולוגיה שמביאה שמחה, פשטות והזדמנויות לערים ברחבי העולם. התחלנו בשנת 2014 עם משלוחי אוכל ממסעדות, וכיום אנו מספקים מערך משלוחים של (כמעט) הכל. תמצאו אותנו ביותר מ-500 ערים ב-30 מדינות ברחבי העולם. בשנת 2022 חברנו ל-DoorDash, וביחד אנחנו ממשיכים לחלום בגדול ולהתרחב ברחבי הגלובוס.
לעבוד בוולט זה לא תמיד קל, אבל זה בהחלט מרגש. כאן תלמדו יותר, תבנו יותר ותשיקו יותר מאשר ברוב החברות האחרות. תתמודדו עם אתגרים רבים, אבל גם תיהנו מהדרך. אז אם אתם יזמים בנשמה, מלאי מוטיבציה ורוח עשייה – זו יכולה להיות ההזדמנות של חייכם.
הגדרת תפקיד: Office & Operations Administrator (מנהלת משרד/ מנהלת אדמיניסטרטיבית)
תיאור כללי
מנהלת המשרד אחראית על ניהול שוטף של פעילות המשרד והיבטים אדמיניסטרטיביים חוצי ארגון, תוך מתן תמיכה תפעולית למחלקות השונות (HR, אופרציה, שרשרת אספקה, שיווק והנהלת חשבונות).
התפקיד כולל הובלת תהליכים אדמיניסטרטיביים מקצה לקצה, ניהול ספקים, תמיכה בעובדים ובמנהלים, ותפעול פרויקטים ארגוניים.
תחומי אחריות מרכזיים
1. ניהול אדמיניסטרציה ותפעול שוטף
- ניהול שוטף של המשרד, כולל הזמנות ציוד, כיבוד, ציוד לוגיסטי ותחזוקה
- אחריות על סביבת עבודה תקינה ונעימה לעובדים (טיפול מול רומס)
- פתיחת ספקים חדשים
- עבודה שוטפת מול הנהלת חשבונות (חשבוניות, גבייה, חלוקות תקציביות)
2. תמיכה בתהליכי HR
- אחריות על ציוד Onboarding לעובדים חדשים מקצה לקצה (עובדים גלובליים)
- טיפול בתהליכים אדמיניסטרטיביים:
- טפסים לחתימה שלא טופלו ע״י עובדים (101, מסלקה פנסיונית, בחירת יום מנוחה לעובדים בצו הרחבה)
- תמיכה ביוזמות רווחה:
- מתנות עובדים,
- עדכון בקלנדר ימי הולדת וולטברסרי ושליחת תאריכים למנהלי החנויות
- ניהול תקציב רווחה ומעקב שימושים
- הפקת תעודות ומעקב מצטיינים חודשיים
3. ניהול רווחה וחוויית עובד
- הובלת פעילויות רווחה (Happy Hour, גיבושים, אירועים)
- ניהול מערכת Wolt at Work והארנק הדיגיטלי (מעקב תקציבים וניצול)
- אחריות על חוויית העובד במשרד ובאירועים
4. עבודה מול ממשקים פנימיים וחיצוניים
- עבודה שוטפת מול:
- מנהלי חנויות
- צוותי HR ואופרציה
- הנהלת חשבונות
- ספקים חיצוניים
- תיאום בין מחלקות והנעת משימות חוצות ארגון
- עבודה מול רשויות (עיריות, קנסות, רגולציה)
5. ניהול ובקרה תפעולית ותקציבית
- מעקב ובקרה על תהליכים:
- החזרות מול ספקים ודוחות חודשיים
- ניתוח נתונים (כגון היעדרויות)
- הפקת דוחות ומצגות למנהלים
- ניהול משימות שוטפות ומעקב אחר ביצוע וסגירת מעגל
- טיפול בארכיב קלסרי חנויות
- עבודה מול רשויות בנוגע לקנסות חנויות ותשלומם
- טיפול בחיבור רכבי חברה לפנגו עסקי, כביש 6, מנהרות הכרמל וחוצה צפון
- תשלום חשבוניות לצוותי מש״א, אופרציה, שיווק ושרשרת אספקה
ממשקי עבודה מרכזיים
- מחלקת HR
- צוותי אופרציה ושרשרת אספקה
- הנהלת חשבונות
- מנהלי חנויות
- ספקים חיצוניים ורשויות
כישורים נדרשים
- יכולות ארגון וניהול משימות גבוהות מאוד
- סדר, דיוק ויכולת ירידה לפרטים
- יכולת עבודה מול ריבוי ממשקים
- שירותיות גבוהה ויחסי אנוש מצוינים
- יכולת הנעת תהליכים וסגירת מעגלים
- שליטה באקסל ובמערכות עבודה ארגוניות
- עצמאות ויוזמה
המחויבות שלנו לגיוון והכלה
אנחנו מחויבים לצמיחה ולהעצמת קהילה מגוונת ומכילה בתוך החברה שלנו, בתעשייה ובערים שבהן אנו פועלים. לכן, אנו מגייסים ומטפחים צוותים מגוונים של אנשים מרקעים, חוויות ונקודות מבט שונות. אנו מאמינים שהחדשנות האמיתית מתרחשת כאשר לכל אחד ואחת יש מקום מסביב לשולחן, יחד עם הכלים, המשאבים וההזדמנות להצליח.