Superviseur(e) Service à la clientèle et logistique - Customer Service & Logistics Supervisor

Responsabilités

Service à la clientèle

Maintenir un niveau élevé de satisfaction de la clientèle au sein du département.
Assurer une communication efficace et développer des relations solides avec les clients.
Agir comme personne-ressource entre les clients et les autres départements afin de répondre aux demandes et de résoudre les problèmes potentiels.
Recevoir les bons de commande des clients et s'assurer qu'ils respectent les modalités des contrats en vigueur (prix, délais de livraison, modalités de paiement, etc.).
Assurer la supervision quotidienne de l'équipe et offrir du coaching.
Participer activement à toutes les activités liées au service à la clientèle.
Aider à résoudre les problèmes liés aux commandes, aux livraisons ou aux écarts de facturation.
Identifier les tendances et les lacunes dans les processus, puis contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre de solutions.
Participer aux prévisions afin de s'assurer que les niveaux d'inventaire sont suffisants.
Recevoir et traiter toutes les plaintes des clients conformément au processus établi.

Logistique

Superviser les activités du département, notamment :
- La coordination des expéditions.
- La préparation des documents d'exportation et des formalités douanières.
- Les communications avec les transporteurs, les courtiers en douane et les services d'inspection des viandes.
Participer à la planification de la consolidation des expéditions.
Superviser les ramassages et les livraisons afin de respecter les rendez-vous de livraison.
Rechercher des moyens de réduire les coûts sans compromettre les attentes des clients.
Lancer et gérer les appels d'offres (RFP – Demande de prix) auprès des transporteurs.
Rechercher en tout temps de meilleures options de transport afin d'améliorer les processus.
Approuver les factures selon les tarifs négociés.
Développer et entretenir des relations solides avec les fournisseurs actuels, notamment les transporteurs et les entrepôts.
Collaborer avec les fournisseurs afin de résoudre les problèmes et de minimiser les impacts sur les opérations.

Autres responsabilités

Respecter les exigences réglementaires et les procédures opérationnelles de l'entreprise afin d'assurer les plus hauts standards en matière de salubrité et de qualité des aliments.
Être responsable d'assurer la qualité et la salubrité des produits ainsi que le respect des exigences du programme SQF dans le cadre des tâches assignées.
Veiller en tout temps à ce que les postes clés soient remplacés lors des absences du personnel.
Participer à des projets spéciaux.
Démontrer sa capacité à atteindre les objectifs établis tout en gérant efficacement son temps et ses priorités.
Contester les pénalités imposées par les clients en fournissant les pièces justificatives, la documentation et les explications nécessaires.

Responsibilities

Customer Services:

Maintain a high level of customer satisfaction within the department.
Strong communication and build relationships with customers.
Act as a liaison between customer and other departments to provide solutions to customer inquiries and possible issues.
Receive customer purchase orders and ensure it respects the current contract in place: price, lead time, payment terms, etc.
Manage daily supervision and provide coaching.
Practical involvement in all aspects of customer service.
Assists in resolving issues that may arise from product orders, deliveries, or invoicing discrepancies.
Report trends, process flaws, and work toward developing and implementing solutions.
Assist in forecasting to ensure sufficient inventory is available.
Receive and treat all customer complaints following the established process.

Logistics:

Supervise within the department:
- Coordinating shipments.
- Export and customs paperwork.
- Communication with carriers/custom brokers/meat inspection.
Assist with planning on consolidation of shipment.
Oversee pickups & deliveries to ensure delivery appointments are respected.
Look to decrease costs without affecting customers expectations.
Launch and execute an RFP (Request For Price) with carriers.
Always look for better freight option to improve the process.
Approval of invoices with set rates as negotiated.
Build and grow relationships with current suppliers: carriers and warehouses.
Work with suppliers when problem arise and find solutions to minimize disruption with operations.

Other responsibilities

Comply with the company's regulatory requirements and operational procedures to ensure a high standard of food safety and quality.
Be responsible for ensuring product quality and safety, and meeting SQF program requirements during assigned tasks.
Always ensure the replacement of key personnel during time off.
Special projects.
Demonstrates ability to meet set goals and effectively manages time as well as priorities.
Dispute penalties handed by clients by providing the necessary back ups, documentation and explanation.

Compétences

Minimum de 3 à 5 années d'expérience dans un poste similaire.
Expérience dans l'industrie alimentaire, un atout.
Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, en français et en anglais.
Bonne maîtrise des applications Microsoft, notamment Outlook, Word et Excel.

Qualités recherchées

Excellentes habiletés interpersonnelles permettant de collaborer avec divers intervenants.
Esprit critique, analytique et orienté vers l'amélioration continue.
Dynamisme et grand professionnalisme.
Solides aptitudes en leadership.
Capacité à former, coacher et offrir une rétroaction constructive.
Sens de l'organisation et souci du détail.
Remet constamment en question le statu quo afin de favoriser l'amélioration continue.

Skills and Abilities

Characteristics